Průvodce7 min čtení

Nástroj na řízení projektů: úkoly, kapacity a rozpočet týmu

Jak vybrat projektový nástroj pro český tým: Freelo, Caflou, Teamogy, Lamael a Easy8. Úkoly, kapacity, hosté, náklady a pilot na reálné zakázce.

Redakce Launchbox · 13. října 2026 · aktualizováno 6. listopadu 2026 · 17 zdrojů

Freelo

Caflou

Teamogy

Lamael

Easy8

Tabidoo

Lumeer

Asana

Trello

Ve zkratce

Pro český tým, který potřebuje rozdělit práci, hlídat termíny a domlouvat se u úkolů, stojí za první zkoušku Freelo.
Pokud současně prodáváte práci lidí a potřebujete vědět, zda zakázka vydělává, porovnejte Caflou, Teamogy a Lamael.
Pro souběžné projekty se sdílenými specialisty přidejte Easy8 nebo Navigo3.
Rozhodující je, co se má stát při zpoždění zakázky: změnit termín na kartě, přeplánovat lidi, nebo přepočítat rozpočet.

Vyberte podle práce, kterou potřebujete řídit

Situace v týmu	Co zařadit do výběru	Co vyzkoušet před rozhodnutím
Úkoly se ztrácejí mezi e-maily a chatem	Freelo; ze zahraničních Trello nebo Asana	Zadání, odpovědnost, termín a dohledání posledního rozhodnutí
Agentura dodává zakázky a fakturuje hodiny	Caflou, Teamogy, Lamael	Cesta od odhadu přes skutečný čas k ceně a faktuře
Několik projektů potřebuje stejné lidi	Easy8, Navigo3	Přetížení napříč projekty, dovolená a přesun práce
Evidujete servis, majetek nebo zakázky s vlastními poli	Tabidoo, Lumeer	Datový model, oprávnění a vazby mezi záznamy

Prodejní CRM vybírejte podle práce s obchodní příležitostí. Tady jde hlavně o dodání slíbeného výsledku. Caflou, Teamogy a Lamael oba světy propojují, ale samotná obchodní pipeline nenahradí plán realizace. Pro obchodní tým navazuje výběr českého CRM.

Freelo pro každodenní práci týmu

Freelo spojuje úkoly a podúkoly s řešiteli, termíny, diskuzí a soubory. Čas vykážete přímo u úkolu, takže výkaz zůstane spojený se zadáním a domluvou nad ním. Business přidává časovou osu, vazby úkolů, odhady a vlastní pole. Česká podpora je užitečná zejména při zavádění do týmu, který nechce řešit školení v angličtině.

Free je určený pro malé použití: nejvýše tři aktivní projekty, vlastník a tři přizvaní uživatelé, úložiště 500 MB. Prvních 14 dní odpovídá zkouška Business, takže při hodnocení rozlišujte, co zůstane po jejím skončení. Business se účtuje podle počtu aktivních uživatelů včetně vlastníka účtu a sazba se mění s velikostí týmu. Do 20 lidí přidáváte licence jednotlivě, nad 20 po pěti: například pro 21 lidí potřebujete 25 licencí. V ceníkové kalkulačce nastavte počet lidí, měsíční nebo roční platbu a přepínač DPH. Měsíční přepočet při roční platbě porovnávejte s celou roční částkou, nikoli s jednou měsíční fakturou.

Pro spolupráci s klienty je podstatnější pravidlo hostů než samotný počet licencí. Business zahrnuje až 100 hostů, každý ale může být současně nejvýše ve dvou projektech. Firma musí mít ověřenou doménu a host nesmí mít e-mail z této domény. Do třetího projektu hosta nepřidáte; potřebuje placenou licenci. Host také nemůže dokončovat úkoly, nevidí jejich odhady a nemůže vykazovat čas. Pro klientské připomínky tak může stačit, pro externího specialistu, který má dokončovat úkoly a vykazovat hodiny, už tato role nestačí.

Když potřebujete řídit i peníze zakázky

Caflou

Caflou dává smysl tam, kde má projekt rozpočet a navazující příjmy i výdaje. Plán lze vést v Ganttu, WBS nebo Kanbanu, měřit čas a navázat fakturaci. U agentury tak výběr nekončí otázkou, zda je web hotový: potřebuje také vědět, kolik hodin spotřebovaly klientské připomínky a zda se vešly do nabídky.

Ceník rozlišuje Pstruha pro jednoho uživatele, Kapra s volbou počtu lidí a Delfína pro větší tým; ceny uvádí bez DPH. Pro automatizaci je důležitý i objem API: Pstruh má 60 dotazů měsíčně, Kapr 12 000. Průběžné propojení dvou systémů proto vybírejte podle očekávaného provozu, nejen podle toho, že oba mají API.

Teamogy

Teamogy propojuje projekt, rozpočet, vykázaný čas, dodavatelské faktury a fakturaci klientovi. Je vhodné ho přizvat do výběru agentury, která potřebuje vedle práce také schvalování nákladů a přehled výsledku zakázky. Na online schůzce můžete domluvit přístup ke 14denní zkoušce. Připravte si na ni vlastní rozpracovanou zakázku, abyste viděli návaznost rozpočtu, práce a vyúčtování.

Basic ONE stojí 19 EUR za uživatele měsíčně při roční platbě, při měsíční 22 EUR. Ceník vedle uživatelů uvádí obchodní jednotku za 50 EUR měsíčně; samostatné položky mají také e-mailové integrace, schvalovací procesy a některá propojení či úpravy. Business ONE, který zahrnuje schvalování a API, má minimum deseti uživatelů. Vyžádejte si rozpočet zahrnující skutečný rozsah propojení i počet firemních jednotek. Nejnižší cena licence sama nevystihuje zavedení celého firemního systému.

Lamael

Lamael spojuje projekty a úkoly s výkazy, kontakty a fakturací; vyšší tarify přidávají další firemní agendu. Uplatní se například v servisní firmě, kde se zakázka mění na několik úkolů a odpracovaný čas na podklad pro vyúčtování. Projekty, fakturace a integrace e-mailu s kalendářem patří od tarifu PREMIUM; základní LITE obsahuje úkoly, výkazy a kontakty. Pro skupiny nad deset uživatelů nabízí individuální cenu podle využívaných funkcí.

Při výběru těchto tří systémů si nechte ukázat stejný případ: nabídka na 60 hodin, deset hodin navíc schválených klientem, externí dodavatel a konečná faktura. Sledujte, kdo může měnit sazby, kdo schvaluje práci navíc a kde se objeví skutečný výsledek projektu.

Závislosti a kapacita jsou dvě různé otázky

Easy8

Easy8, dříve Easy Project a Easy Redmine, kombinuje strukturované plánování s agilní prací. Můžete v něm spojit sprinty a backlog s Ganttem a milníky pro celou dodávku. Kapacitní plánování řeší Resource Management; edice a rozšíření určují, co dostanete spolu se základní platformou. Do poptávky proto napište kapacity i finanční přehledy výslovně.

Navigo3 je další možnost pro projektové firmy, zejména když potřebují současně plánovat zakázky a práci specialistů. Jeho kapacitní plán vzniká z přidělené práce a umí zohlednit nepravidelnou pracovní dobu i nepřítomnosti. U projekční kanceláře je to důležité: statik může mít čtyři souběžné zakázky, přestože každá jednotlivě vypadá v pořádku. Navigo nabízí měsíční zkušební verzi s úvodním kontaktem dodavatele.

Závislost říká, že sazba stránky nemůže začít před schválením textu. Kapacita říká, zda má sazeč po schválení vůbec volno. Do pilotu dejte obojí: posuňte vstupní úkol o dva dny a sledujte navazující termíny; pak stejnému člověku přidejte práci z druhého projektu. Pouhá časová osa ještě neodpovídá na otázku, zda tým dodávku zvládne.

Kdy místo projektového systému potřebujete vlastní evidenci

Tabidoo a Lumeer patří do výběru tehdy, když je jádrem práce záznam se specifickými údaji: servis zařízení, evidence smluv nebo zakázka propojená s materiálem. Tabidoo nabízí vlastní firemní aplikace a neúčtuje podle počtu uživatelů. Lumeer zobrazuje stejná data různými uloženými pohledy, například tabulkou či Kanbanem.

Počítejte s návrhem polí, vazeb a práv. Tým musí také rozhodnout, kdo bude aplikaci spravovat při změně procesu. Pokud potřebujete především přidělovat úkoly a hlídat termíny, vyzkoušejte nejprve hotový projektový nástroj. Podrobnější výběr pro vlastní databáze řeší alternativy k Airtable.

Zahraniční možnosti a srovnatelný rozpočet

Trello je blízké týmům pracujícím s kartami na nástěnce. Free má nejvýše deset spolupracovníků a deset nástěnek na Workspace. Standard za 5 USD na uživatele měsíčně při roční platbě rozšiřuje nástěnky a automatizaci; Premium za 10 USD přidává další pohledy včetně časové osy. Host na jedné nástěnce se v placeném Workspace neúčtuje jako člen, host na více nástěnkách ano.

Asana nabízí širší projektové workflow. Personal je pro dva lidi; Starter stojí 10,99 USD za uživatele měsíčně při roční platbě a zahrnuje časovou osu a Gantt. Pro řízení zdrojů je relevantní Advanced, nikoliv automaticky nejnižší placený tarif. Její výhodou pro smíšený tým mohou být existující integrace a zkušenost kolegů; český nástroj zase může zjednodušit školení, podporu a propojení s místní fakturací.

Následující model porovnává dvě varianty téhož nástroje ve stejné měně a za rok. Částky jsou před případnou daní, doplňky a službami. Sazby jsou k 6. listopadu 2026 a předpokládají roční platbu.

Model týmu v Trellu	Standard, USD/rok	Premium, USD/rok
8 členů, bez dalších účtovaných hostů	480	960
8 členů a 2 hosté každý na více nástěnkách	600	1 200
25 členů, bez dalších účtovaných hostů	1 500	3 000

U českých nabídek požadujte stejný rozsah: osm interních lidí, dva klienti, patnáct aktivních projektů, potřebná úložiště, čas a návaznost na fakturaci. Uveďte, zda klient potřebuje jeden, dva, nebo více projektů. Teprve potom porovnávejte roční částky a sjednoťte DPH.

Do prvního roku připočtěte také zavedení. V modelu, kde osm lidí věnuje školení dvě hodiny při interním nákladu 600 Kč za hodinu, jde o 9 600 Kč práce. Rozdíl 50 Kč v měsíční licenci pro stejných osm lidí je za rok 4 800 Kč. V tomto příkladu stojí samotné školení dvojnásobek ročního rozdílu licencí. Do rozpočtu proto zahrňte i čas na zavedení a sledujte, jak tým zvládá běžný pracovní den.

Pilot na jedné skutečné zakázce

Sepište výsledek a odpovědnost. Každý úkol má vlastníka, termín a podmínku dokončení; klientské schválení má konkrétního schvalovatele.
Naplánujte návaznosti a hodiny. Přidejte jednu závislost, dva souběžné projekty a nepřítomnost člověka. Sledujte, kde vznikne konflikt.
Projděte práci i s klientem. Ověřte jeho přístup k souborům a komentářům, aniž by viděl interní náklady nebo jinou zakázku.
Vyzkoušejte skutečné propojení. Například ve Freelu úkol z Outlooku, obousměrný Google kalendář nebo předání podkladu do fakturace. Zkontrolujte směr přenosu a případné další předplatné.
Uzavřete zakázku. Porovnejte plán se skutečným časem, vyúčtujte práci a stáhněte export. Rozhodněte podle toho, co tým dokáže opakovat bez pomoci administrátora.

Freelo nabízí propojení s Make a n8n, Google kalendářem, Outlookem i českými fakturačními nástroji. U každé integrace si vyberte konkrétní událost a cíl: „po schválení nabídky založit projekt“ je lepší zadání než „propojit CRM“. Pokud už máte zavedenou Asanu či Trello, navazuje samostatný průvodce výběrem náhrady a migrací.